0963 600 868 - 024 6329 1858 Hỗ trợ 24h/7
EnglishKoreanVietnamese
CÔNG TY TNHH ĐẠI LÝ THUẾ ĐÔNG DƯƠNG
THÔNG BÁO : Hạn kê khai và nộp thuế tháng 01 /2022 là ngày 20/02/2022 đề nghị người nộp thuế kê khai và nộp sớm để tránh bị phạt về hành vi nộp chậm báo cáo.

Chia sẻ nội dung cần hoàn thiện trong công tác kế toán năm 2018

Đại lý thuế Đông Dương qua quá trình rà soát hoàn thiện sổ sách của các công ty đã đúc rút được nhiều nhận xét cũng như các vướng mắc của kế toán trong khi làm việc. Sau đây là một  số nội dung phổ biến và tùy đặc thù của doanh nghiệp để các bạn đọc áp dụng một các linh hoạt và chính xác nhất có thể


 

MỘT SỐ NỘI DUNG CẦN HOÀN THIỆN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY ...............................

1. Đặc thù doanh nghiệp:

- Lĩnh vực kinh doanh, đối tượng khách hàng....
- Các vấn đề về sử dụng, thuê mướn lao động...
- Các khoản chi hoạt động SXKD, khoản mục chi phí...
- Các vấn đề đặc thù khác...
(Phần này do thông tin nhạy cảm nên "Người viết phải lược bớt, xóa bỏ)

2. Các nội dung cần hoàn thiện trong công tác quản lý

2.1. Công tác quản lý về lao động: 
- Trong các năm 201x – 201x, tình trạng lao động của doanh nghiệp không có đầy đủ hồ sơ khá phổ biến..Theo quy định của Luật thuế thì các khoản chi tiền lương liên quan đến các lao động không có hồ sơ..nguy cơ bị loại chi phí là khá cao. Để khắc phục, hạn chế các rủi ro này, Doanh nghiệp cần phải: 
+ Xây dựng quy định về lao động (trong đó quy định chi tiết về hồ sơ lao động đối với các loại hợp đồng lao động cụ thể)
+ Khi lao động được tiếp nhận vào làm việc tại Công ty (thử việc, chính thức) phải yêu cầu cung cấp hồ sơ xin việc phù hợp với quy định về lao động (VD: Khi tuyển dụng lao động làm công việc chuyên môn, có tính chất thường xuyên, ổn định như Kế toán viên, Hành chính văn phòng…thì người lao động phải cung cấp bộ hồ sơ xin việc bản chính bao gồm: Sơ yếu lý lịch, CMTND, Giấy chứng nhận sức khỏe (nếu có), Đơn xin việc, Văn bằng, chính chỉ liên quan…; Khi tuyển dụng lao động có tính chất không thường xuyên, không đòi hỏi về trình độ chuyên môn (lao động phổ thông) thì cần tối thiểu là bản sao chứng minh thư nhân dân có chứng thực, sổ hộ khẩu..)
+ Tất cả các lao động đều phải ký Hợp đồng lao động ngắn hạn, xác định thời hạn và không xác định thời hạn…theo quy định của Luật lao động. Hợp đồng lao động cần ghi rõ mức tiền lương tiền công chính, các khoản phụ cấp, thưởng và các thỏa thuận khác….Hợp đồng lao động cần phải được xác nhận bằng chữ ký, dấu ..giữa Công ty và người lao động,
+ Đối với lao động phổ thông, doanh nghiệp nên tuyển dụng ở các địa phương mà Ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm rõ về người lao động…nhằm quản lý rủi ro khi quyết toán thuế cơ quan thuế nghi ngờ lao động đó không làm việc tại đơn vị, có thu nhập tại nhiều nơi trong cùng 1 khoảng thời gian..
+ Đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân cho các lao động chưa có mã số thuế TNDN, đăng ký giảm trừ gia cảnh: người phụ thuộc cho người lao động (nếu có);
+ Hồ sơ thanh toán lương: Bảng chấm công, Phiếu xác nhận làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, thưởng…cần có đầy đủ chữ ký của người lao động.
+ Các văn bản giấy tờ phát sinh trong quá trình người lao động làm việc tại Công ty: chứng từ tạm ứng, Giấy đi đường, các báo cáo, hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội…là cơ sở bổ sung/ chứng minh tính có thật của lao động làm việc tại Công ty.

2.2. Chi phí vận chuyển hàng hóa từ nơi mua (Hà Nội) đến địa điểm thực hiện cung cấp, lắp đặt: 
- Trong các năm 201x – 201x, chi phí vận chuyển hàng hóa của Doanh nghiệp ước tính khoảng 17 – 20% tổng giá vốn của Gói thầu. Doanh nghiệp cần xem xét lại chi phí vận chuyển này có phù hợp với thực tế và ở mức hợp lý chưa? Theo ý kiến chủ quan của Tư vấn viên thì Doanh nghiệp nên giảm xuống ở mức dưới 15% tổng giá vốn gói thầu.
- Các chi phí vận chuyển ngoài Bảng kê chi tiết cước vận chuyển kèm Hóa đơn GTGT cần bổ sung các Phiếu giao nhận (hoặc tích kê vận chuyển) có ký nhận của Bên giao, Bên nhận..để chứng minh việc giao nhận, cung đường vận chuyển, số km vận chuyển là thực tế
- Hợp đồng vận chuyển cần ghi rõ loại xe, trọng tải, diện tích thùng…để xác định lượng hàng hóa cần bao nhiêu xe hoặc bao nhiêu chuyến.
- Theo quy định về Đăng ký kinh doanh thì ngành nghề vận tải hàng hóa là ngành nghề kinh doanh có điều kiện..nên trước khi ký Hợp đồng vận chuyển DN cần yêu cầu cung cấp giấy phép con do Sở Giao thông vận tải cấp, giấy tờ chứng minh sở hữu xe vận tải..
- Đối với các nhà cung cấp Doanh nghiệp đã có quan hệ từ trước thì Hợp đồng không cần có điều khoản tạm ứng. Với các nhà cung cấp mới thì nên có điều khoản tạm ứng (đối với các Hợp đồng vận chuyển giá trị lớn)…cho phù hợp với thực tế.

2.3. Chi phí thuê xe trọn gói bao gồm xe, lái xe, chi phí xăng xe..
- Các Hợp đồng kinh tế của Doanh nghiệp phát sinh chủ yếu vào Quý 3, 4 hàng năm..Như vậy nhu cầu đi lại của Ban giám đốc, các phòng ban chức năng trong Quý 1, 2 các năm phát sinh không nhiều. Do vậy, việc thuê trọn gói 2 xe ô tô 1 tháng trong Q1, 2/2017 là rất lãng phí và không phù hợp với thực tế phát sinh nhu cầu đi lại và số lượng con người trong tổ chức bộ máy của Công ty.
- Theo quy định tại các Hợp đồng vận chuyển trọn gói thì thời điểm cuối tháng đại diện bên cho thuê và thuê phải chốt số km thực tế (có vượt quá số km quy định trong Hợp đồng hay phụ trội), các chi phí phát sinh..Đây là cơ sở để Bên cho thuê căn cứ xuất hóa đơn GTGT.
(Hình ảnh Bảng kê cước vận chuyển)

- Lĩnh vực cho thuê xe là ngành nghề kinh doanh có điều kiện nên DN phải yêu cầu Bên cung cấp dịch vụ cung cấp các thông tin về Giấy phép con, thông tin xe, lái xe…

2.4. Chi phí xăng xe, sửa chữa, bảo dưỡng xe ô tô
- Doanh nghiệp chỉ có duy nhất 1 xe ô tô 7 chỗ do Giám đốc sử dụng nhưng trong các năm 201x – 201x chi phí xăng xe, sửa chữa, bảo dưỡng xe..phát sinh thường xuyên và giá trị không phù hợp với thực tế: 
+ Đối với các doanh nghiệp lớn, Bộ phận Tổ chức – Hành chính quản lý xe và lái xe…Hàng ngày, Lái xe phải ghi chép vào Nhật trình xe phục vụ (Các chỉ tiêu về Nơi đi, nơi đến, chỉ số km đầu, cuối, nhiên liệu, tình trạng hoạt động của xe, xác nhận của người đi xe) và cuối tháng Phòng hành chính kiểm tra nhật trình, chi phí nhiên liệu, chốt số công tơ mét, ký xác nhận ..Tuy nhiên, do đặc thù Doanh nghiệp, giám đốc không có lái xe riêng nên việc áp dụng Nhật trình xe có thể bỏ qua.
+ Căn cứ theo thông số kỹ thuật thì 1 xe 4 chỗ hoặc 7 chỗ khoảng 9 – 13 lít/ 100 km thì mức xăng sử dụng cho nhu cầu đi lại khoảng dưới 16 trđ/ tháng nếu có phát sinh đi lại nhiều hoặc dưới 10 tr đ/ tháng nếu phát sinh ít là phù hợp.

2.5. Các khoản chi ăn uống tiếp khách
- Các khoản chi phát sinh liên quan đến ăn uống tiếp khách khá phổ biến, lặp đi lặp lại thường xuyên cả những tháng không có gói thầu, đa phần phát sinh tại Khu vực Hà Nội và 1 vài nhà hàng cụ thể….Các chi phí này có thực sự hợp lý nếu đối chiếu với các Quy định về tài chính và thực tế? Thông thường, các doanh nghiệp lớn họ có quy định chi tiết về cấp bậc quản lý được tiếp khách ở mức bao nhiêu tiền/ tháng. Và cơ cấu của họ cũng có nhiều đối tượng cần tiếp khách, ăn uống để đạt được hiệu quả công việc.
- Theo nguyên tắc Doanh thu phù hợp với Chi phí, các chi phí ăn uống tiếp khách nên hạn chế ở các tháng không hoặc phát sinh ít Doanh thu và nhiều ở các tháng phát sinh doanh thu. Điều này không bắt buộc, có thể có khoản chi phí ngoại giao phát sinh nhưng đến mấy tháng, năm sau mới phát huy hiệu quả…nhưng mức độ phổ biến, phù hợp không nhiều.
- Các Hóa đơn ăn uống tiếp khách cần phải kèm theo Bảng kê chi tiết: phù hợp với quy định xuất hóa đơn.
- Địa điểm phát sinh chi phí ăn uống tiếp khách: không nên phát sinh 1 vài chỗ quen. Điều này rất khó để chứng minh chi phí này phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hay cá nhân.
- Khi yêu cầu Bên Nhà hàng cung cấp hóa đơn, cần xem xét thông tin sau: Nhà hàng đó có quy mô, uy tín hay không? Địa điểm mở nhà hàng có trùng với địa chỉ đăng ký kinh doanh thuế hay không? Ngành nghề kinh doanh chính của bên bán? Các bước kiểm tra để hạn chế rủi ro về sau này Doanh nghiệp bán ngừng hoạt động.

2.6. Thanh toán công nợ cho các nhà cung cấp: 
- Trong các năm 201x – 201x, việc thanh toán cho nhà cung cấp đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 tr đ trở lên (theo quy định phải thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản hoặc bù trừ công nợ mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào CP được trừ) chưa được theo dõi sát sao, có nhiều hiện tượng còn nợ người bán (dư Có TK 331) kéo dài từ năm này sang năm khác hay các nhà cung cấp mới phát sinh từ đầu hoặc giữa năm nhưng đến 31/12 chưa thanh toán (không phù hợp với Quy định tại Điều khoản thanh toán của Hợp đồng)..Những sai sót này dễ bị loại thuế GTGT, chi phí, tiền chậm nộp…khi Cơ quan thuế kiểm tra, quyết toán.
- Để hạn chế những sai sót trên Doanh nghiệp nên xây dựng Kế hoạch thanh toán từng tháng…Trường hợp vì lý do chưa thể thanh toán được theo thời hạn quy định tại Hợp đồng thì phải lập Phụ lục hợp đồng gia hạn thanh toán.
- Doanh nghiệp cần lưu ý: Một số hàng hóa mua vào với hóa đơn dưới 20trđ nhưng tổng các hóa đơn phát sinh trong ngày lớn hơn 20tr đ..Trường hợp này cần phải thanh toán qua chuyển khoản mới được khấu trừ và tính vào chi phí. Nếu DN đã thanh toán bằng tiền mặt thì cần làm Công văn đề nghị thu hồi tiền mặt và thanh toán qua chuyển khoản.

2.7. Quản lý chi tiết hàng hóa đầu vào, đầu ra
- Công tác quản lý hàng hóa mua vào, bán ra của Doanh nghiệp trong các năm 201x – 201x còn nhiều bất cập, có các sản phẩm hàng hóa bán ra nhưng không có đầu vào tương ứng hoặc tên hàng hóa mua vào khác tên hàng hóa bán ra…Việc này gây ảnh hưởng đến công tác kế toán hàng tồn kho, có thể dẫn đến âm kho, mất nhiều thời gian xử lý (có vấn đề xử lý được, có vấn đề chỉ hạn chế) và rủi ro khi quyết toán thuế bị loại giá vốn.
- Doanh nghiệp cố gắng xây dựng công tác quản lý hàng tồn kho như năm 2011x và khắc phục những hạn chế…Ngoài ra, cần lưu ý thêm về thời điểm hàng hóa mua vào phải trước thời điểm hàng hóa xuất bán.

Bài viết liên quan

Hướng dẫn thay đổi thông tin cá nhân của người đại diện pháp luật

14/10/2021

Đại lý thuế Đông Dương hướng dẫn thay đổi thông tin người đại diện pháp luật với sở kế hoạch và đầu tư . Những hồ sơ cần chuẩn bị và những bước nộp hồ sơ thay đổi thông tin người đại diện pháp luật với sở kế hoạch và đầu tư một cách chính xác nhất giúp cho các bạn không phải bổ sung nhiều...

Xuất hoá đơn trước ngày ký hợp đồng mua bán bất động sản thì hoá đơn có giá trị không?

28/09/2021

Xây dựng hạ tầng để bán nền dự án bất động sản chưa đủ điều kiện mở bán vì chưa nghiệm thu xong hạ tầng theo luật nhà ở. Công ty thu tiền khách hàng dưới hình thức hợp đồng tiến trình hoặc hợp đồng nguyên tắc theo tiến độ các đợt. Vậy xin hỏi công ty có phải kê khai thuế GTGT theo tiến độ...

Văn bản thỏa thuận tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, nghỉ việc không hưởng lương

26/08/2021

Văn bản thỏa thuận tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, nghỉ việc không hưởng lương để thực hiện làm chế độ hỗ trợ theo hướng dẫn của nhà nước. TÊN DOANH NGHIỆP........             CỘNG...

Mẫu cam kết nuôi con hưởng chế độ nghỉ không lương và tạm hoãn hợp đồng

26/08/2021

Mẫu cam kết nuôi con hưởng chế độ nghỉ không lương và tạm hoãn hợp đồng theo chế độ nghỉ trong đại dịch covid 19. In ký đóng dấu và scan nộp đính kèm hoặc gửi chuyển phát nhanh hồ sơ đăng ký chế độ nghỉ không lương hoặc tạm hoãn hợp đồng theo mẫu cam kết nuôi con này. CỘNG HÒA XÃ HỘI...

Hỗ trợ người lao động tạm hoãn hợp đồng lao động, nghỉ việc không hưởng lương

24/08/2021

Hướng dẫn người lao động tạm hoãn hợp đồng lao động, nghỉ việc không hưởng lương hưởng chế độ Covid theo quy định của pháp luật hiện hành. Người sử dụng lao động sẽ hỗ trợ thực hiện hồ sơ người lao động tạm hoãn hợp đồng lao động, nghỉ việc không hưởng lương như thế nào? Đối tượng...

Copyright ® 2017 VinaETech. All Rights Reserved